Konsep Dasar Sistem

Pengertian Sistem

Untuk mengawali pembahasan tentang analisis dan perancangan sistem informasi, maka pemahaman akan sistem terlebih dahulu harus ditekankan. Definisi sistem berkembang sesuai dengan konteks dimana pengertian sistem itu digunakan. Disini akan diberikan beberapa definisi sistem secara umum:

• Kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan yang sama

–        Contoh

•          Sistem tatasurya

•          Sistem pencernaan

•          Sistem Transportasi umum

•          Sistem Otomotif

•          Sistem Komputer

•          Sistem Informasi

• Sekumpulan dari objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi dan hubungan antar objek bisa dilihat sbg 1 kesatuan yang dirancang untuk mencapai 1 tujuan

Dengan demikian secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainya untuk suatu tujuan bersama. Sedangkan definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemen-elemen yang saling berhubungan membentuk satu kesatuan atau organisasi.

            Scott (1996) mengatakan sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input) , pengolahan (processing) , serta keluaran (output) . Ciri pokok sistem menurut Gapspert ada empat, yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur-unsur, ditandai dengan saling berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama.

Gambar. 1 Model sistem

Gambar diatas menunjukan bahwa sistem atau pendekatan sistem minimal harus mempunyai empat komponen, yakni masukan, pengolahan, keluaran da, balikan atau control.

            Sementara Mc. Leod (1995) mendifinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yangterintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumberdaya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan mekanisme control. Untuk lebih jelasnya elemen sistem tersebut dapat digambarkan dengan model sebagai berikut :

Gambar. 2. Model hubungan elemen-elemen sistem

Banyak ahli mengajukan konsep sistem dengan deskripsi yang berbeda namun pada prinsipnya hamper sama dengan konsep dasar sistem umumnya. Schronderberg (1971) dalam Suradinata (1996) secara ringkas menjelaskan bahwa sistem adalah

1. Komponen-komponen sistem saling berhubungan satu sama lainya.
2. Suatu keseluruhan tanpa memisahkan komponen pembentukanya.
3. Bersama-sama dalam mencapai tujuan.
4. Memiliki input dan output yang dibutuhkan oleh sistem lainnya.
5. Terdapat proses yang merubah input menjadi output.
6. Menunjukan adanya entropi
7. terdapat aturan
8. Terdapat subsistem yang lebih kecil.
9. terdapat deferensiasi antar subsistem.
10. Terdapat tujuan yang sama meskipun mulainya berbeda.

Karakteristik Sistem.

            Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.

1. Batasan (boundary) : Pengambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.
2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala dan input terhadap suatu sistem
3. Masukan (input) : Sumberdaya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer computer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.
7. Penyimpanan (storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Pengertian Subsistem

Suatu sistem yang kompleks biasanya tersusun atas beberapa subsistem. Subsistem bisa dijelaskan sebagai sebuah sistem dalam sistem yang lebih besar. Sebagai contoh :

Automobile adalah sistem yang terdiri dari beberapa subsistem:

•          Sistem mesin

•          Sistem Body

•          Sistem Roda

–        Setiap sub sistem bisa terdiri dari beberapa sub-sub --systems.

•          Sistem mesin: sistem karburator, sistem generator, sistem bahan bakar dan lain-lain

Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada bagan berikut ini:

gambar 3 Gambaran subsistem dalam sistem

Sistem Yang Buruk

Untuk menghindari pengembangan suatu sistem yang buruk maka perlu diketahui beberapa ciri-ciri dari sistem yang buruk:

l  Tidak memenuhi kebutuhan user

l   Performance buruk

l   Reliabilitas rendah

l   Kegunaan rendah

l   Contoh-contoh kesulitan:

–         Tidak terjadwal

–         Tidak ada rencana anggaran

–         Bisa jalan = 100% over budget atau jadwal

Beberapa Konsep sistem yang penting

Untuk lebih mudah memahami pengertian sistem dan sistem informasi lebih jauh maka perlu diingat beberapa konsep yang penting dalam pengembangan sistem yaitu :

1. Decomposition

Untuk menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah sistem yang besar biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mempermudah pekerjaan ini digunakan konsep de-komposisis. Dekomposisi adalah pembagian sistem ke dalam komponen-komponen yang lebih kecil (sub-sub sistemnya). Dekomposisi mempunyai beberapa keuntungan diantaranya:

• Analis menjadi lebih mudah mengatur dan menganalisa setiap sub sistem dengan lebih detail
• Pada pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi menjadi beberapa modul. Pengembangan beberapa modul bisa dilakukan secara paralel dengan syarat tidak ada ketergantungan antar modul yang dibangun.

2. Modularity

Konsep modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada saat melakukan dekomposisi diharapkan sistem yang besar terbagi menjadi subsistem-subsistem yang relatif sama ukurannya. Dengan modul-modul ini maka beban kerja mengembangkan sistem bisa didistribusikan secara merata pada semua sumberdaya yang ada. Pengembangan sistem jadi lebih sederhana karena hanya terfokus pada 1 modul terlebih dahulu, baru dilakukan integrasi antar modul.

3. Coupling

Dari modul-modul yang kita peroleh, kadang-kadang ditemukan beberapa modul yang memiliki ketergantungan dengan modul yang lain. Pada kasus seperti ini modul-modul yang saling bergantung harus dipasangakan (di-couple). Dengan cara ini bisa diketahui modul yang bisa bekerja secara independen dan modul-modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum modul yang lain bisa bekerja.

4. Cohesion

Dari proses coupling antar modul, kita bisa dapatkan kelompok-kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini muncul konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus dianalisis bersama-sama dengan kelompok modul yang saling berkohesi.

Pengertian Sistem     Informasi

Untuk memahami pengertian Sistem informasi harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi, sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sedangakan informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yangh berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995). Mc Leod (1995) mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.

Akhirnya Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya (Kertahadi, 1995). Tujuannya adalah untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan dan menyajikan sinergi organisasi pada proses (Murdick dan Ross, 1993). Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output – IPO) dapat dilihat pada gambar berikut.

Gambar. 4.  Konsep Sistem Informasi.

Komponen Sistem Informasi

Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :

·         Hardware, yaitu perangkat keras komponen untuk melengkapi kegiatan memasukan data, memproses data dan keluaran data.

·         Software, yaitu program dan instruksi yang diberikan kekomputer.

·         Database, yaitu kumpulan data dan informasi yang diorganisasikan sedemikian rupa sehingga mudah diakses pengguna sistem informasi.

·         Telekomunikasi, yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pengguna sistem dengan sistem komputer secara bersama-sama kedalam suatu jaringan kerja yang efektif.

·         Manusia, yaitu personil dari sistem informasi, meliputi manajer, analis, programmer, operator dan bertanggungjawab terhadap perawatan sistem.

Prosedur, yakni tata cara yang meliputi strategi, kebijakan, metode dan peraturan-peraturan dalam menggunakan sistem informasi berbasis komputer.

Sedangkan Burch dan Grudnistki (1986) berpendapat,  sistem informasi terdiri dari komponen-komponen diatas disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok mkeluaran (output block), blok teknologi (technology block) dan blok kendali (control block). Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

1.      Blok Masukan. Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2.      Blok Model. Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3.      Blok Keluaran. Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

4.      Blok Teknologi. Tenlogi merupakan kotakalat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknlogi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.

5.      Blok Basis Data. Basis Data (Data Base) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6.      Blok Kendali. Pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

Sedangkan menurut pendapat Davis (1995) sistem informasi maajemen terdiri dari elemen-elemen berikut :

1.      Perangkat keras komputer (hardware).

2.      Perangkat Lunak (software), yang terdiri dari perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan, program aplikasi.

3.      Database.

4.      Prosedur.

5.      Petugas pengoperasian.

Computer Based Information System

Istilah Computer Based Information Sistem (CBIS), sebenarnya mengacu kepada sistem informasi yang dikembangkan berbasis teknologi komputer.

Computer-based Information System = Hardware + Software + People + Procedures + Information

Dalam modul ini, CBIS selanjutnya akan disebut sebagai sistem informasi saja.

Tipe-tipe sistem informasi

 CBIS biasanya dibedakan menjadi beberapa tipe aplikasi, yaitu :

• Transaction Processing Systems (TPS)
• Management Information Systems (MIS)
• Decision Support Systems (DSS)
• Expert System and Artificial Intelligence (ES &AI)

Berikut ini penjelasan singkat tentang perbedaan masing-masing tipe aplikasi sistem informasi tersebut :

  Transaction Processing System

TPS adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin.

1                  Mengotomasi penanganan data-data aktifitas bisnis dan transaksi. Yang bisa dianggap sebagai kejadian diskrit dalam kehidupan organisasi :

2                  Data setiap transaksi ditangkap

3                  Transaksi di verifikasi untuk diterima atau ditolak

4                  Transaksi yang telah di validasi disimpan untuk pengumpulan data berikutnya.

5                  Laporan bisa dihasilkan untuk menyediakan rangkuman dari setiap transaksi

6                  Transaksi bisa dipindah dari 1 proses ke proses yang lainnya untuk menangani seluruh aspek bisnis

Management Information System

 Management Information System (MIS) atau Sistem informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. SIM mengambil data mentah dari TPS dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manager untuk menjalankan tanggung jawabnya. Untuk mengembangkan suatu SIM diperlukan pemahaman yang baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut.

Decision Support System

Sistem informasi pada level manajemen dari suatu organisasi yang mengkombinasikan data dan model analisis canggih atau peralatan data analisis untuk mendukung pengambilan yang semi terstruktur dan tidak terstruktur. DSS dirancang untuk membantu pengambilan keputusan organisasional. DSS biasanya tersusun atas :

§  Basis Data (bisa diekstraksi dari TPS/MIS)

§  Model grafis atau Matematis yang digunakan untuk proses bisnis

§  Use interface yang digunakan oleh user untuk berkomunikasi dengan DSS

Expert System

Representasi pengetahuan yang menggambarkan cara seorang ahli dalam mendekati suatu masalah. ES lebih berpusat pada bagaimana mengkodekan dan memanipulasi pengetahuan daripada informasi (misalnya aturan if…then). B iasanya ES bekerja sebagai berikut:

§  User berkomunikasi dengan sistem menggunakan interaktif dialog

§  ES menanyakan pertanyaan (yang akan ditanyakan seorang pakar), dan pengguna memberikan jawaban.

§  Jawaban digunakan untuk menentukan aturan mana yang dipakai, dan ES sistem menyediakan rekomendasi berdasarkan aturan yang telah disimpan.

§  Seorang knowledge enginer bertanggung jawab pada bagaimana melakukan akuisisi pengetahuan, sama seperti seorang analis tetapi dilatih untuk menggunakan teknik yang berbeda.

Kesimpulan

1. Sistem didefinisikan berbeda-beda menurut beberapa ahli. Tetapi secara umum definisi ini memiliki kesamaaan dimana sistem terdiri dari beberapa bagian yang bekerja bersama-sama untuk mencapai satu tujuan yang disepakati bersama.

2. Sistem informasi merupakan sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk mengolah data menjadi informasi. Ada beberapa perbedaan pendapat tentang komponen ini tetapi secara umum sistem informasi terdiri dari blok masukan, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data , blok model dan blok kendali
3. Aplikasi sistem informasi berkembang sesuai dengan kemampuan sistem informasi tersebut dalam membantu manusia mengambil keputusan. Ada 4 kategori aplikasi sistem informasi yaitu transaction processing system, Management Information System, Decision Support System dan Expert System.

Daftar Pustaka

Al fatta, Hanif, 2007, Analisis dan perancangan system informasi untuk keunggulan perusahaan dan organisasi kelas dunia, Andi offset – STMIK AMIKOM Yogyakarta